Meer handen aan het bed door robot die de administratie verlicht
Goed nieuws Goed NieuwsRegio - Vitalis Woonzorg Groep in Eindhoven laat een deel van haar administratie door een robot verzorgen. Daardoor komen meer handen aan het bed en kunnen medewerkers weer doen waar ze blij van worden. Bij Vitalis werken ongeveer 3.000 mensen, die dagelijks meer dan 2.500 ouderen ondersteunen.
Door: Jan & Wenny van der Heyden
De oudereninstelling vroeg haar medewerkers waar de grootste pijn zit. Dat bleek de onverwachte uitval van collega’s te zijn. Dagelijks twintig gevallen maal anderhalf uur en een oplossingsgraad van slechts 30 procent! Zulke roosterverstoringen leiden niet alleen tot veel regelwerk en stress, maar ook tot gevoel van dwang om een dienst van een ander op te vangen. Daarvoor wilde de organisatie dus een oplossing vinden.
Met een automatisering-specialist ontwikkelde Vitalis een robotgestuurd roostersysteem, een digitale ‘collega’ die verstoringen oplost. Ze gaven hem de naam ‘Rob Otmans.’ De robot lost roosterverstoringen vanaf 72 uur voor aanvang op. ‘Rob Otmans’ is gekoppeld aan een roosterapp, waarin medewerkers aangeven of ze wel of niet beschikbaar zijn bij een verstoring. Wanneer een dienst uitvalt, kijkt ‘Rob’ welke mensen willen werken en of zij bekwaam en bevoegd zijn. Daarbij stuurt de robot eerst een bericht naar het eigen team. Medewerkers hebben de ruimte om zo’n werkverzoek te negeren. Naarmate de tijd vordert, wordt er opgeschaald naar de flex-medewerkers van Vitalis en vervolgens naar alle beschikbare bevoegde en beschikbare Vitalis-medewerkers. De digitale ‘Rob Otmans’ is sinds de zomer van 2023 aan het werk en het resultaat mag er zijn. Met de oude werkwijze werd ongeveer 30% van de last minute diensten ingevuld, Rob krijgt zo’n 97% voor elkaar. Het verloop en verzuim zijn mede hierdoor gehalveerd.
