Goede kilometerregistratie scheelt bedrijven enorm veel werk

Bedrijven die actief zijn in het vrachtvervoer, maar ook servicebedrijven en pakketdiensten maken per dag heel wat kilometers. Die kilometers moeten verantwoord worden in de boeken en indien van toepassing doorberekend aan de klant. Daarnaast is er nog de Rijtijdenwet. Die schrijft voor dat een chauffeur een maximaal aantal uren achter elkaar mag rijden en daarna verplicht een rustpauze moet inlassen. Doet de chauffeur dit niet en wordt dit bij een controle geconstateerd, dan volgt een boete en mogelijk een rijontzegging voor een aantal uren.

Kilometerregistratie in de boekhouding

Vroeger werd de kilometerregistratie handmatig bijgehouden. De gegevens werden geregistreerd via een tachograaf in de auto of vrachtwagen waarna deze informatie handmatig werd verwerkt in de boekhouding van het bedrijf. Met digitale registratie gaat dat allemaal automatisch. De tachograaf van de auto kan op afstand worden uitgelezen en de gegevens worden direct in het boekhoudsysteem gezet. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld eenvoudig bijhouden of het aantal gereden kilometers met leaseauto’s overeenkomt met de verwachting waarop het contract is gebaseerd. Maar ook kunnen kilometers meteen worden weggeschreven op een project of opdracht en zo nodig doorberekend.

Controle door de Belastingdienst

De kilometerregistratie maakt controles door de Belastingdienst ook een stuk makkelijker. Deze dienst controleert onder andere of het aantal zakelijk gereden kilometers klopt met de opgave die door het bedrijf is gedaan. Elke kilometer moet verantwoord kunnen worden aan een opdracht of andere handeling die bedrijfsmatig is gedaan. Zo niet, dan mogen deze kilometers niet als zakelijk worden aangemerkt. Op die manier kan ook worden gecontroleerd of personeel niet te veel kilometers privé rijdt met de auto van de zaak. Hier worden in de meeste gevallen afspraken over gemaakt. Als er te veel privé kilometers worden gereden, dan volgt een bijtelling bij het inkomen.

Adequate kilometerregistratie

Als bedrijf moet je kunnen vertrouwen op een goede registratie van het aantal gereden kilometers voor de zaak. Met de apparatuur van Accredis is dat geen enkel probleem. Deze kunnen probleemloos worden ingebouwd in vrijwel elke auto en de informatie kan eenvoudig worden uitgelezen. Ook kun je via de GPS direct zien waar iedereen zich bevindt. Zo kun je snel de planning wijzigen als daar aanleiding voor is. Een spoedklus kan op die manier eenvoudig worden ingepland of het schema van een medewerker kan worden aangepast als er bijvoorbeeld een zieke collega is of als er een klant afzegt. Soms hebben medewerkers een beetje een Big Brother gevoel bij al deze controle. Maar aangezien je op dat moment aan het werk bent heeft je werkgever het volste recht om je gangen te volgen. En als je gewoon je werk doet, dan heb je immers niets te verbergen en is het geen enkel probleem dat de mensen op kantoor kunnen zien waar je je op dat moment bevindt. Wel moet een medewerker weten dat hij wordt gevolgd, dit is vastgelegd in de regelgeving.

Bijschrift - Credit