Achter de schermen: een festival organiseer je samen
EvenementenSint-Oedenrode - Een festival organiseren betekent veel meer dan artiesten boeken, een tent neerzetten en de barren openen. Achter Dommel Park Festival gaat maanden aan voorbereiding schuil. Een belangrijk onderdeel daarvan is de samenwerking met de gemeente Meierijstad en het voldoen aan alle voorwaarden die horen bij het organiseren van een veilig evenement.
Medeorganisatoren en vrijwilligers Martijn Fliervoet en Gerald van Doorn houden zich binnen de organisatie onder andere bezig met deze minder zichtbare, maar belangrijke kant van het festival. “Als bezoeker wil je vooral een mooi weekend beleven. Je staat er waarschijnlijk niet bij stil hoeveel afspraken en regels er achter zo’n evenement zitten,” vertelt Martijn. “Dat is ook precies de bedoeling. Als wij ons werk goed doen, merkt een bezoeker daar zo min mogelijk van.”
Van plattegrond tot vergunning
Ruim voor september begint daarom het vergunningstraject. De inrichting van het terrein, bereikbaarheid, veiligheid, vluchtwegen, horeca en tal van andere praktische zaken moeten vooraf goed worden uitgewerkt. Daarbij is overleg met de gemeente belangrijk. Gerald: “We willen niet pas aan het einde ontdekken dat iets anders moet. Daarom proberen we plannen vroegtijdig af te stemmen en goed vast te leggen. Je kijkt samen naar wat mogelijk is én wat nodig is om het verantwoord te organiseren. “Gemeente Meierijstad is hierin een hele fijne partij om mee samen te werken” vervolgd Martijn. “We hadden al contact met de gemeente in September 2025. Wat resulteerde dat we de vergunning al begin 2026 aangevraagd hadden.” Ook tijdens de verdere voorbereiding blijven plannen veranderen. Een andere tent, een aangepaste terreinindeling of een nieuw idee voor de aankleding kan gevolgen hebben voor andere onderdelen. “Dan moet je opnieuw kijken: klopt het totaalplaatje nog?”, aldus Martijn.
Professionaliseren achter de schermen
Juist op dit vlak heeft Dommel Park Festival de afgelopen jaren stappen gezet. Plannen worden uitgebreider uitgewerkt, verantwoordelijkheden duidelijker verdeeld en afspraken beter vastgelegd. “Professionaliseren betekent voor ons niet dat het festival ineens zakelijk of afstandelijk wordt,” legt Gerald uit. “We blijven een evenement dat grotendeels door vrijwilligers wordt georganiseerd en midden in Rooi staat. Maar juist daarom vinden we het belangrijk dat de organisatie achter de schermen goed staat.”
Want uiteindelijk hebben alle regels, tekeningen en overleggen hetzelfde doel: zorgen dat duizenden bezoekers straks vooral bezig hoeven te zijn met één ding: samen een mooi Dommel Park Festival beleven. Koop HIER << je tickets.
