Bekkers advies
Bekkers advies Foto:

Is er een bewaarplicht voor uw administratie?

Zakelijk Zakelijk

Sint-Oedenrode – Bekkers advies uit Sint-Oedenrode plaatst vaker informatie berichten voor de lezers van MooiRooi.nl. Zij beantwoorden de vraag op bovenstaande vraag.

Deze vraag krijgen wij vaak van klanten. U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de wettelijke bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

-om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren

-over de vorm waarin u de administratie bewaart

-over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaren toch blijven gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te blijven bewaren.

Bewaren van programma’s en bestanden
U voldoet niet aan de bewaarplicht als u alleen een afdruk (geprinte kopie) van uw digitale bestanden bewaart. Zoals bijvoorbeeld inkoopfacturen. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er voor zorgen dat uw digitale bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma’s waarmee de bestanden gebruikt worden. Wij werken same met Twinfield (online boekhouden), Basecone (scan- en herken software), WeFact (online factureren) en Loket.nl (online salarisadministratie). In deze online programma’s staat uw administratie opgeslagen en voldoet u aan de bewaarplicht. 

Kopie identiteitsbewijs
U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.

U kunt ons bellen met uw (korte) vragen op het gebied van het vorenstaande maar ook voor uw administratie fiscaliteit, salarisadministratie en personeelsadvisering. U kunt ons ook vinden op Facebook, Instagram en Linkedin.

Lucy Bax-Koenders RB - fiscaal adviseur bij Bekkers Advies - www.bekkersadvies.nl